【はじめに】
個人情報保護法は2003年5月に公布され、2005年4月から施行されていましたが、2017年5月30日から全面施行されています。
適用対象もこれまでの5,000件を超える個人情報保有の事業者から、すべての事業者へと広がっています。
つまりマンションの管理組合も個人の不動産オーナーも、借主の方からの大切な個人情報をお預かりしていることから個人情報保護の厳守が義務付けられています。
そこで今回は、不動産オーナーの方に向けて個人情報の保護で留意すべき点についてご紹介します。
【不動産オーナーの方が守るべき個人情報保護対策】
個人情報保護は、生存する個人が特定できる情報をいいます。
例としては、オーナーの方に送られてくる入居申請申込書、賃貸借契約のための書類にある、住所や氏名・電話番号や勤務先・年収や家族・運転免許証などが必要になります。
データベース化された個人情報は保有している事業者も個人も、営利・非営利にかかわらず、すべて保護されるべき情報です。
また、留意すべき点は大きく分けて３つ。
個人情報が利用目的の範囲内だけで利用されること。
次に、入居者からの個人情報に関するクレーム対応をきちんと行い、入居者の請求に応じて個人情報の開示・訂正・利用停止を行う。
3つ目は、個人情報の漏洩を避け、安全管理を徹底させることです。
お持ちのパソコンがウイルス感染した場合、個人情報流出の危険がありますので、ウイルス対策ソフトのアップデートはこまめに行うことが重要です。
万が一パソコンがウイルス感染し、個人情報が流出してしまった場合は、個人情報取り扱い事業者として責任を問われる可能性もあります。
【警察関係から情報提供を求められた場合】
利用目的の範囲から外れるため、借主の方からお預かりした個人情報を第三者に提供することは事前に「本人の同意」が必要となります。
ただし法令に基づく一定の場合は、例外として情報提供に応じる場合もあります。たとえば警察や検察などから捜査関係で照会があった場合などがそれに該当します。
しかし、大切な個人情報をお預かりしている以上、警察関係だからといって安易に情報提供に応じるのは、注意が必要でしょう。しっかりとした確認と、必要書類の提出などをしていただき、借主の方からのクレームに供えることが重要です。
【まとめ】
冒頭にも述べておりますが、2017年5月30日から営利・非営利にかかわらず、個人情報を保有するすべての事業者へ、個人情報保護法の厳守が義務付けられています。
オーナーの方は、借主の方からの「大切な個人情報をお預かりしている」ことをしっかり念頭において、その取り扱いには細心の注意を払いましょう。
個人情報保護法について正しく学び、しっかりと管理して借主の方とのより良い関係を築いていけるように勉めていきたいものです。
